Veränderungen professionell verkünden

Nicht jeden Unternehmenswandel tragen Mitarbeiter ohne Murren mit. Insbesondere, wenn es um weniger erfreuliche Nachrichten geht. Umso wichtiger ist es, mögliche Einschnitte professionell zu kommunizieren. Stichwort: Change Communications.

Ein Unternehmen ist wie ein Schiff auf hoher See, sagt Mag. Matthias Wolf, Geschäftsführer des Great Place to Work Institute Österreich: Bei ruhigem Wellengang hält die Crew den Dampfer entspannt auf Kurs. Ziehen dunkle Wolken am Horizont auf, gerät der Kahn ins Wanken und mit ihm eingespielte Prozesse. Jedenfalls dann, wenn der Kapitän plötzlich eigenmächtig den Kurs ändert, ohne vorher mit der Mannschaft zu sprechen. Unsicherheit greift um sich: Keiner weiß mehr, wohin die Fahrt geht. Der Meereskoloss droht zu kentern.

Veränderungen früh ankündigen

Egal ob auf hoher See oder im heimischen Unternehmen – gute und frühzeitige Kommunikation ist das A und O, so Matthias Wolf. Gerade, wenn es um unerquickliche Kursänderungen geht. Dennoch prasseln in der freien Wirtschaft immer wieder Schlagworte wie “Stellenkürzungen”, “Kurzarbeit” oder “Kosteneinsparungen” unvermittelt auf die Köpfe von Angestellten herunter.

Ein grober Management-Fehler, moniert Wolf: “Hüllt sich die Führungsriege in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zunächst in Schweigen, ist die Gefahr groß, dass Gerüchte entstehen und die Energie abnimmt, sich auf die Arbeit zu konzentrieren.” Zu sehr ist die Belegschaft damit beschäftigt, aufzudröseln, wer die Chance bekommen wird, an Bord zu bleiben, wenn sich die Wogen wieder geglättet haben.

Den drohenden Imageschaden abwenden

Nicht nur fehlendes Commitment, auch Frustration und innere Kündigung sind bei einem solchen Informations-Fauxpas die Folge, warnt Hannes Maier, Geschäftsführer von Symbiosis – Strategie- und Markenberatung sowie Gründer der IBA Internal Branding Academy. “Mitarbeiter werden dann oft auch nach außen zu Botschaftern des eigenen Unternehmens – aber im negativen Sinne.”

Ein interner wie externer Imageschaden ist jedoch abwendbar – vorausgesetzt das Management beherrscht das Einmaleins der Change Communication. Grundsätzlich gilt: Mitarbeiter sollten kontinuierlich über Veränderungsprozesse informiert werden, sobald das externe Marktumfeld widrig wird.

Handeln bevor die Gerüchteküche brodelt

So beugen Führungskräfte nicht nur halbgarem Flurfunk vor, sondern auch, dass die Medien schneller von den roten Zahlen im Auftragsbuch Wind bekommen als die eigene Belegschaft. Und nichts wiegt schlimmer, als wenn Angestellte davon aus der Zeitung erfahren, betont Symbiosis-Mann Hannes Maier. “Dann geht die das Vertrauen ins eigene Unternehmen und die Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers schnell flöten.”

Daher rät Matthias Wolf zu “regelmäßigen Betriebsversammlungen oder Teammeetings, in denen die Entwicklungen verkündet und begründet werden.” Hannes Maier sieht’s genauso. “Vorgesetzte müssen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, sich zu äußern. Wenn man den Menschen Gelegenheit bietet, sich in Krisenzeiten Luft machen und beschweren zu können, ist das eine Erleichterung. Selbst dann, wenn es an der Situation nichts ändert.”

Die Belegschaft einbeziehen

Die Bereitschaft, eventuelle Einschnitte mitzutragen, steigt, je mehr die Belegschaft in die Veränderungsprozesse eingebunden wird. In extern moderierten Diskussionsgruppen können beispielsweise die Ideen der Mitarbeiter zusammengetragen und der Geschäftsleitung hinterher anonymisiert vorgelegt werden, schlägt Matthias Wolf vor.

“Das hat nicht nur den Effekt, dass oft ungeahnte Möglichkeiten zum Vorschein kommen, sondern auch, dass die Mitarbeiter das Gefühl haben, gemeinsam mit dem Vorstand an einem Strang zu ziehen”, sagt er. “Das Signal, das an die Mitarbeiterschaft ergeht, ist eindeutig: Wir tun alles, um zusammen durchzuhalten.”

Scheidende Mitarbeiter bei der Jobsuche unterstützen

Diesem Credo kann das Unternehmen selbst dann treu bleiben, wenn die Reduktion des Headcounts trotz aller Bemühungen nicht zu umgehen ist: Etwa, indem es scheidende Mitarbeiter bei der Suche nach einem neuen Job unterstützt. “Dazu kann beispielsweise ein Mitarbeiter des AMS zu Beratungsgesprächen in die Firma gerufen werden”, so Wolf. Eine Alternative sei, die Beschäftigungssituation bei Business-Partnern auszuloten und einen Teil der Belegschaft dort unterzubringen.

Doch immer wenn Mitarbeiter gehen müssen, hinterlässt das bei den Bleibenden ein schales Gefühl. “Die erste Erleichterung, nicht zu den Gekündigten zu gehören, schlägt um, wenn das Management die Belegschaft hinterher allein lässt”, weiß Wolf aus Erfahrung. Auch hier bieten sich extern moderierte Gesprächsgruppen an, in denen sich Mitarbeiter untereinander austauschen und “einfach mal Dampf ablassen können”. Langfristig hilft das, sich wieder unbeschwert dem Tagesgeschäft zuzuwenden, sagt Wolf und hält es in diesem Fall so gar nicht mit dem Volksmund: In punkto Change Management ist Reden keinesfalls Silber, sondern Gold.

Die Artikel- und Interview- Reihe des Monster Personal-Journals zum Thema Change Communications ist in Kooperation mit der internal branding academy und Symbiosis entstanden, den Veranstaltern des Change Communications Congress vom 26. bis 26. November 2009 in Salzburg und Anbietern des Lehrgangs zum Internal Brand Manager und zum Employer Brand Manager. Alle weiteren Infos finden Sie unter http://www.internalbranding.eu/.