Absageschreiben: Der richtige Ton macht’s

Es gehört nicht zu den bevorzugten Aufgaben von Personalverantwortlichen, einem Bewerber eine Absage zu erteilen. Karriere-Expertin Doris Brenner gibt Formulierungshilfen.

Schlechte Nachrichten überbringt man nicht gern. Die Alternative, sich überhaupt nicht mehr beim Bewerber zu melden, ist sicherlich die schlechteste aller Varianten und zeugt von wenig gutem Stil. An der Tatsache, dass Sie bei mehreren vorliegenden Bewerbungen auch Kandidaten ablehnen müssen, können Sie nun mal nichts ändern. Es liegt jedoch in Ihrem Ermessen, wie Sie das tun. Und auch hier gilt wie so oft: Der Ton macht die Musik.

Keine Klage riskieren

Mit Blick auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) wird von Juristen empfohlen, Absagen gar nicht mehr zu erläutern, um nur keinen Ansatzpunkt für eine mögliche Klage seitens des Bewerbers zu riskieren. Dieser juristischen Betrachtung steht der Aspekt des Personalmarketings gegenüber.

Für Bewerber tragen nichtssagende stereotype Absageschreiben dazu bei, dass sie das Unternehmen nicht in guter Erinnerung behalten. Gerade vor diesem Hintergrund, dass insbesondere viele Großunternehmen Ihren Personalabteilungen strikt die Mundfessel verordnen, kann der individuelle Umgang mit einem Kandidaten auch bei einer Absage eine positive Imagemaßnahme sein.

Vorsicht vor Diskriminierungen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, individueller mit dem Bewerber umzugehen, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass keine Absagegründe genannt werden, die einen Diskriminierungstatbestand darstellen können. Alter und Geschlecht zum Beispiel. Grundsätzlich ist es empfehlenswert mit einem Juristen mögliche Formulierungen abzustimmen.

Wenn es darum geht, bereits auf der Grundlage der schriftlichen Bewerbungsunterlagen eine Absage zu erteilen, ist es sicherlich schwer, individuell auf den Bewerber einzugehen. Dies ist besonders dann problematisch, wenn Sie mit einer sehr großen Zahl an Bewerbungen und demzufolge auch entsprechend vielen Absagen fertig werden müssen.

Tipp! Vermeiden Sie in Ihrem Absageschreiben geschwollene Formulierungen und leere Standardphrasen. Versuchen Sie dem Bewerber so offen wie möglich Ihre Situation und die Gründe für die Absage mitzuteilen.

Eine süße Aufmunterung schadet nicht

Warum legen Sie der Absage nicht ein kleines “Giveaway” bei? Dies kann ein Streuartikel aus Ihrem Produktmarketing sein oder falls sich hier nichts anbietet, ist eine kleine Süßigkeit zumindest eine nette Geste, mit der Sie sich von anderen Unternehmen positiv abheben können.

Nachfolgend ein Beispiel für ein Absageschreiben auf der Grundlage der Sichtung der Bewerbungsunterlagen.

Sehr geehrter Herr / Frau  xxxx, als Sie den DIN A4-Umschlag von uns in der Post sahen, haben Sie sich sicherlich schon gedacht, dass dies nichts Gutes bedeuten kann. Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir Sie aufgrund der zahlreichen Bewerbungen nicht in die engere Wahl nehmen konnten. Möglicherweise ist es ein Fehler, Sie nicht persönlich kennengelernt zu haben. Vielleicht hätten Sie uns im persönlichen Gespräch begeistern können? Aber es ist uns einfach nicht möglich, mit allen Kandidaten in dieser intensiven Form in Kontakt zu treten. Aufgrund der Bewerbungsunterlagen – und diese stellen nun mal das erste Vorauswahlinstrument bei uns dar – haben uns andere Bewerber mehr von der Passgenauigkeit ihrer Qualifikation in Bezug zu unserem Anforderungsprofil überzeugen können. Wir bedanken uns ausdrücklich bei Ihnen für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die Mühe, die Sie sich mit Ihrer Bewerbung gemacht haben. Gleichzeitig wünschen wir Ihnen viel Glück bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung. Beigefügt noch eine süße Aufmunterung. Mit freundlichen Grüßen

Wenn Sie mit einem Bewerber ein Vorstellungsgespräch geführt haben, er also zum engeren Kreis der Kandidaten zählte, sollte es ein Gebot der Fairness sein, dass Ihre Absage etwas spezifischer ist und das Feedback dem Kandidaten eine Hilfestellung im Hinblick auf weitere Bewerbungen bietet.

Bloß kein Standardschreiben

Auch wenn es mit mehr Aufwand verbunden ist als ein “Standardschreiben”, ist ein Telefonat, bei dem Sie ihm die Gründe für die Absage nennen, eine von Seiten der Bewerber sehr positiv honorierte Geste und ein Zeichen der Wertschätzung.

Freilich sollte das Feedback so geartet sein, dass es den Bewerber nicht persönlich verletzt. Konstruktive Hinweise, die ihm vielleicht im nächsten Vorstellungsgespräch zugute kommen, sind das Beste, was Sie für ihn nach einer Absage noch tun können. Selbstverständlich sollten Sie auch bei einer telefonischen Absage die Bewerbungsunterlagen mit einem entsprechenden Begleitschreiben an den Bewerber zurückschicken.

Unterlagen archivieren

Sofern es sich um einen sehr guten Kandidaten gehandelt hat, besteht natürlich auch die Möglichkeit, ihn um sein Einverständnis zu bitten, seine Unterlagen im Hinblick auf eine zukünftige Stellenbesetzung behalten zu dürfen.

(Doris Brenner, Mai 2010 / Bild: James Steidl, Fotolia.com)

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Doris Brenner
ist freie Beraterin mit den Schwerpunkten Personalentwicklung und Karriereberatung. Sie verfügt über Erfahrung in der Industrie sowohl in Führungspositionen als auch im strategischen und operativen Personalwesen. Ihre Veröffentlichungen sind in einer Gesamtauflage über 600.000 Exemplaren erschienen. www.karriereabc.de/ 

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